PDF’ce’nin “Kişilere göre böl” aracı, toplu bordro PDF’indeki her sayfada TC kimlik numarasını ve ad soyadı bulur, sayfaları çalışanlara göre gruplar ve her çalışan için ayrı bir PDF üretir. İstersen her dosya, çalışanın TC kimlik numarasının son 6 hanesiyle şifrelenir. Bordro hiçbir sunucuya yüklenmez; işlem kendi bilgisayarında yapılır.
Adım adım
- PDF’ce’yi aç: araç çubuğundaki PDF’ce simgesine tıkla, “Tüm araçları aç”ı seç ve Kişilere göre böl aracına gir. (Açılan pencerede aracı adıyla da arayabilirsin.)
- Toplu bordro PDF’ini alana sürükle ya da “bilgisayarından seç”e tıkla. Araç tüm sayfaları okur ve bulduğu kişileri tabloda gösterir: ad soyad, maskeli TC kimlik no (ör. 123******45), sayfalar ve oluşacak dosyanın adı.
- “Dosya adı” alanını belirle. Altındaki {ad soyad}, {ad}, {soyad}, {tc} ve {sıra} parçalarına tıklayarak ekleyebilirsin; örneğin {sıra}_{ad soyad} şablonu “1_Ayşe Kaya.pdf” gibi adlar üretir.
- “Dosyalara şifre” bölümünde Yok, TC’nin son 6 hanesi ya da herkes için aynı Ortak şifre seçeneğini seç.
- “Kişilere böl”e bas. Birden çok kişi varsa dosyaların hepsi tek bir ZIP içinde iner; “İndir” ile kaydet.
Araç kişileri nasıl ayırıyor?
- TC kimlik numarası: 11 haneli sayılar sağlama haneleriyle (10. ve 11. hane) kontrol edilir; sicil ya da fatura numarası gibi rastgele bir sayı kişi sayılmaz.
- Ad soyad: “Adı Soyadı”, “Personel”, “Çalışan” gibi etiketlerin yanından okunur; aynı satırdaki “İşe giriş tarihi”, “Görevi” gibi alanlar ada eklenmez. Bordro şablonunda farklı bir ifade varsa “Ad soyad etiketleri” bölümüne ekleyebilirsin.
- Çok sayfalı pusulalar: Kişisi bulunamayan sayfa, önceki kişinin devamı sayılır. Aynı kişi belgenin farklı yerlerinde geçse de sayfaları tek dosyada toplanır.
- Kapak ve özet sayfaları: İlk kişiden önce gelen sayfalar istersen ayrı bir dosyada toplanır, istersen dışarıda bırakılır.
- Taranmış bordrolar: Sayfalarda metin yoksa “Taranmış sayfalardaki yazıyı tanı (OCR)” seçeneği çıkar; yazı Türkçe olarak, bilgisayarında tanınır.
Şifreli dosyaları dağıtırken
Şifre seçildiyse her dosya AES-256 ile şifrelenir ve kaydedilmeden önce yapısı kontrol edilir. Çalışan dosyayı Chrome, Edge ya da Acrobat Reader gibi herhangi bir PDF okuyucuda açarken şifresini girer. Dosyaları e-postayla gönderirken şifreyi aynı e-postaya yazma; şifre kuralını (ör. “TC kimlik numaranızın son 6 hanesi”) çalışanlara önceden bildirmen yeterli.
Dosyaların nerede işlenir?
Bordro, kişisel verilerin en yoğun olduğu belgelerden biridir. Tüm işlem tarayıcının içinde, bilgisayarının işlemcisiyle yapılır. PDF’ce’nin bir sunucusu yoktur; dosyaların hiçbir yere gönderilmez ve internet bağlantısı olmadan da çalışır. Bunu kendin de doğrulayabilirsin: nasıl doğrulanır?
Sık sorulanlar
Bordro bir sunucuya yükleniyor mu?
Hayır. PDF’ce tüm işlemi tarayıcıda, kendi bilgisayarında yapar; bordro hiçbir yere gönderilmez. Ekranda TC kimlik numaraları maskeli görünür.
Bir çalışanın pusulası birden çok sayfaysa ne olur?
Kişisi bulunamayan sayfa, önceki kişinin devamı sayılır. Aynı kişinin sayfaları belgenin farklı yerlerinde olsa da tek dosyada toplanır.
TC kimlik numarası bulunamayan çalışanlar ne olur?
Ad soyadıyla gruplanır ve kendi dosyasını alır. TC’ye bağlı şifre bu dosyalara uygulanamayacağı için araç önceden uyarır; bu durumda ortak şifre seçebilirsin.
Taranmış bordrolarda çalışır mı?
Evet. OCR seçeneğiyle sayfalardaki yazı Türkçe olarak tanınır; bu, sayfa başına birkaç saniye sürer ve sonuç tarama kalitesine bağlıdır. Bölmeden önce tabloyu kontrol et. Ayrıntı: taranmış PDF’i aranabilir yapma.