Muhasebe ve insan kaynaklarında PDF işlerinin çoğu kişisel veri içerir: bordro, özlük dosyası, banka dekontu, sözleşme. PDF’ce bu işleri tarayıcının içinde, kendi bilgisayarında yapar; belgeler bir sunucuya yüklenmez. Aşağıda en sık yapılan altı iş ve her biri için kullanacağın araç var.
Kısaca
- Kimler için: mali müşavirler, muhasebe büroları ve insan kaynakları ekipleri.
- Öne çıkan araç: “Kişilere göre böl”; toplu bordroyu her çalışan için ayrı, şifreli PDF’e ayırır.
- Gizlilik: çalışan ve müşteri belgeleri hiçbir sunucuya yüklenmez.
- Ücret: ücretsiz; hesap ve kullanıcı sayısı sınırı yok.
Hangi iş için hangi araç?
| İş | Araç | Sonuç |
|---|---|---|
| Toplu bordroyu çalışanlara dağıtmak | Kişilere göre böl | Her çalışana ayrı, istersen şifreli PDF |
| Belgeyi paylaşmadan önce TC kimlik no ve IBAN’ı kapatmak | Kişisel verileri karart | Altından kopyalanamayan kalıcı karartma |
| Arşivde hangi dosyada kişisel veri olduğunu bulmak | Çoklu arama ve KVKK taraması | Dosya ve sayfa bazında maskeli CSV raporu |
| Ekstre ya da mizandaki tabloyu Excel’e almak | PDF’ten Excel’e | .xlsx dosyası |
| Yazıyı kurumsal şablona yerleştirmek | Antetli kâğıt | Antetli PDF |
| Belgeyi e-posta ya da portal sınırına sığdırmak | PDF sıkıştır | Hedef boyutun altında dosya |
Bordro dağıtımı nasıl kolaylaşır?
“Kişilere göre böl” aracı toplu bordro PDF’indeki her sayfada TC kimlik numarasını ve ad soyadı bulur, sayfaları çalışanlara göre gruplar ve her çalışan için ayrı bir PDF üretir. İstersen her dosya çalışanın TC kimlik numarasının son 6 hanesiyle, AES-256 ile şifrelenir.
Şifreyi dosyayla aynı e-postada gönderme; şifre kuralını çalışanlara önceden bildirmen yeterli.
KVKK açısından neden önemli?
Bordro ve özlük belgelerini çevrim içi bir PDF sitesine yüklemek, çalışan verisini üçüncü bir tarafa aktarmak anlamına gelir. PDF’ce’nin sunucusu olmadığı için böyle bir aktarım olmaz; işlem internet kapalıyken de çalışır. Bunu kendin nasıl doğrularsın?
Bu yazı hukuki görüş değildir. Şirketinin KVKK yükümlülükleri için veri sorumlusu ya da hukuk danışmanınla görüş.
Sık sorulanlar
Müşteri ya da çalışan belgeleri bir sunucuya yükleniyor mu?
Hayır. Tüm işlem tarayıcının içinde, kendi bilgisayarında yapılır; dosyalar hiçbir yere gönderilmez.
Aynı işlemi birçok dosyaya birden uygulayabilir miyim?
Evet. “Toplu işlem ve akışlar” aracı aynı adımları birden çok PDF’e sırayla uygular.
Taranmış bordrolarda çalışır mı?
Evet. Sayfalarda metin yoksa “Taranmış sayfalardaki yazıyı tanı (OCR)” seçeneği çıkar; yazı Türkçe olarak, bilgisayarında tanınır.
Ücretli mi, kullanıcı sayısı sınırı var mı?
Hayır. PDF’ce ücretsizdir; hesap açılmadığı için kullanıcı sayısı diye bir sınır da yoktur.